Przejdź do zawartości

Polityka prywatności serwisu Diamond Hub

Ostatnia aktualizacja: 13 września 2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

DIAMOND HUB sp. z o.o.

ul. Zamknięta 10/1.5

30-554 Kraków, Polska

KRS: 0001249560

NIP: 6793369446

REGON: 545084383

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych:

[email protected]

Dalej administrator nazywany jest „Diamond Hub” lub „Administratorem”.

2. Zakres zastosowania polityki

Polityka opisuje przetwarzanie danych osób korzystających z serwisu Diamond Hub, w szczególności:

  • osób przesyłających formularz kontaktowy lub zgłoszenie o dostęp B2B;
  • osób wysyłających zgłoszenie przez formularz w reklamie Diamond Hub na Facebooku lub Instagramie;
  • przedstawicieli, pracowników i współpracowników firm zainteresowanych współpracą;
  • użytkowników zaproszonych do platformy B2B;
  • osób składających zamówienia i użytkowników reprezentujących firmy, które zawarły umowę z Diamond Hub, w tym osób wskazanych jako odbiorcy przesyłek;
  • osób kontaktujących się z Diamond Hub pocztą elektroniczną;
  • osób kontaktujących się z Diamond Hub przez profile Diamond Hub na Facebooku lub Instagramie (wiadomości, komentarze, reakcje);
  • odwiedzających serwis internetowy.

3. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania z serwisu możemy przetwarzać:

  • imię i nazwisko;
  • służbowy adres e-mail;
  • numer telefonu;
  • nazwę firmy;
  • NIP lub VAT ID;
  • stanowisko lub rolę w firmie, jeżeli zostaną podane;
  • temat, kategorię i treść zgłoszenia;
  • dane przekazane w formularzu w reklamie na Facebooku lub Instagramie: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy oraz odpowiedzi na pytania formularza;
  • dane dotyczące konta i dostępu do platformy;
  • dane zamówień, faktur, płatności i dostaw: adres dostawy, dane do faktury, numer rachunku, historia zamówień i rozliczeń;
  • historię korespondencji i obsługi zgłoszenia;
  • informacje o dokonanej weryfikacji firmy;
  • dane potrzebne do weryfikacji firmy i zgodności z przepisami o sankcjach: dane osób reprezentujących firmę i beneficjentów rzeczywistych pozyskane z KRS, CEIDG, CRBR, wykazu podatników VAT, VIES oraz list sankcyjnych;
  • adres IP, rodzaj przeglądarki, identyfikatory sesji oraz zdarzenia bezpieczeństwa;
  • inne informacje przekazane dobrowolnie w wiadomości.

Prosimy, aby w formularzu nie przekazywać danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o zdrowiu, poglądach, pochodzeniu, przekonaniach lub dokumentach tożsamości.

4. Źródła danych

Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od osoby korzystającej z formularza, poczty elektronicznej lub platformy.

Jeżeli zgłoszenie zostało wysłane przez formularz w reklamie na Facebooku lub Instagramie, dane otrzymujemy od Meta Platforms Ireland Limited w zakresie wypełnionym przez osobę w formularzu. Meta przekazuje nam te dane na nasze zlecenie; równocześnie, jako operator platformy, przetwarza dane użytkownika na zasadach opisanych w Polityce prywatności Meta.

W celu weryfikacji firmy możemy korzystać również z publicznych rejestrów, takich jak KRS, CEIDG, wykaz podatników VAT lub VIES. Z rejestrów możemy pozyskać nazwę firmy, adres, identyfikatory rejestrowe, status działalności oraz dane osób uprawnionych do reprezentacji.

W celu weryfikacji firmy i zgodności transakcji z przepisami o sankcjach możemy korzystać z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych oraz publicznie dostępnych list sankcyjnych Unii Europejskiej i Rzeczypospolitej Polskiej.

5. Cele i podstawy przetwarzania

Dane przetwarzamy w następujących celach:

Obsługa zapytań i zgłoszeń B2B

Dane są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi, kwalifikacji zgłoszenia, weryfikacji firmy oraz podjęcia działań przed zawarciem umowy.

W ramach obsługi zgłoszenia kontaktujemy się z osobą mailowo lub telefonicznie, na dane podane w zgłoszeniu, w celu weryfikacji firmy, ustalenia zakresu dostępu i odpowiedzi na pytania. Dotyczy to także zgłoszeń wysłanych przez formularz w reklamie na Facebooku lub Instagramie.

Podstawą jest:

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy;
  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Diamond Hub polegający na obsłudze kontaktu z przedstawicielami firm i rozwijaniu relacji biznesowych.

Utworzenie i obsługa konta B2B

Dane są przetwarzane w celu weryfikacji użytkownika, wysłania zaproszenia, utworzenia konta, uwierzytelniania oraz udostępnienia właściwych funkcji platformy.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub, w przypadku przedstawiciela firmy, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Samo wysłanie formularza nie powoduje automatycznego utworzenia konta. Dostęp jest przyznawany po ręcznej weryfikacji i wysłaniu zaproszenia.

Realizacja zamówień i rozliczeń

Dane są przetwarzane w celu przyjęcia i potwierdzenia zamówienia, wystawienia pro formy i faktur, obsługi płatności, przygotowania i doręczenia przesyłki oraz obsługi reklamacji i rozliczeń.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie obowiązków podatkowych i rachunkowych, w tym wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Dane odbiorcy przesyłki przekazujemy przewoźnikowi w zakresie potrzebnym do doręczenia.

Weryfikacja firmy, zgodność z przepisami o sankcjach i przeciwdziałanie nadużyciom

Przed nawiązaniem współpracy i w jej trakcie weryfikujemy firmę, osoby ją reprezentujące oraz beneficjentów rzeczywistych w publicznych rejestrach i na listach sankcyjnych.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie, w jakim obowiązek wynika z przepisów o środkach ograniczających Unii Europejskiej, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Diamond Hub polegający na zapobieganiu oszustwom i zapewnieniu zgodności transakcji z prawem.

Bezpieczeństwo serwisu

Dane techniczne są przetwarzane w celu ochrony formularzy, kont i infrastruktury przed spamem, botami, nadużyciami, próbami nieautoryzowanego dostępu oraz innymi zagrożeniami.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa systemów i informacji.

Korespondencja transakcyjna

Adres e-mail oraz treść wiadomości mogą być przetwarzane w celu wysyłania zaproszeń, resetów hasła, potwierdzeń i innych wiadomości związanych z działaniem konta lub obsługą zgłoszenia.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO.

Statystyki i pomiar skuteczności reklam

Korzystamy z analityki Plausible, która nie używa plików cookies i nie identyfikuje osób: adres IP służy wyłącznie do utworzenia zanonimizowanego identyfikatora ważnego przez jeden dzień i nie jest zapisywany. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes polegający na mierzeniu ruchu w serwisie.

Na stronach serwisu działa także tag Google Ads służący pomiarowi skuteczności naszych reklam. Dopóki użytkownik nie wyrazi zgody w banerze cookies, tag nie zapisuje plików cookies i przesyła do Google wyłącznie zdarzenia bez identyfikatorów zapisanych w plikach cookies, wraz z technicznymi danymi połączenia, takimi jak adres IP i informacje o przeglądarce. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes polegający na pomiarze skuteczności reklam.

Po wyrażeniu zgody tag zapisuje pliki cookies reklamowe Google. Podstawą jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej), którą można w każdej chwili wycofać w sposób opisany w punkcie 13.

Profile Diamond Hub na Facebooku i Instagramie

Prowadzimy profile na Facebooku i Instagramie. Dane osób, które piszą do nas przez Messenger lub Instagram, komentują albo reagują na nasze treści, przetwarzamy w celu odpowiedzi i kontaktu. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Statystyki profili (Page Insights) przetwarzamy wspólnie z Meta Platforms Ireland Limited jako współadministratorzy, na zasadach określonych w porozumieniu Page Insights Controller Addendum. Meta odpowiada na żądania osób dotyczące tych statystyk.

Reklamy na Facebooku i Instagramie wyświetla Meta według własnych zasad. Diamond Hub otrzymuje wyłącznie zbiorcze statystyki kampanii, a dane osobowe tylko wtedy, gdy osoba sama wyśle formularz w reklamie.

Obowiązki prawne i dochodzenie roszczeń

Dane mogą być przetwarzane w celu realizacji obowiązków podatkowych, rachunkowych i innych obowiązków prawnych oraz w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c i lit. f RODO.

Informacje o ofercie

Jeżeli osoba wyraziła na to zgodę, przesyłamy informacje handlowe o ofercie Diamond Hub pocztą elektroniczną lub kontaktujemy się telefonicznie, zgodnie z zakresem udzielonej zgody. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda, o której mowa w art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. Zgoda jest dobrowolna i nie warunkuje obsługi zgłoszenia; można ją wycofać w dowolnym momencie, pisząc na [email protected], a wobec marketingu bezpośredniego można też wnieść sprzeciw (art. 21 ust. 2 RODO).

6. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest dobrowolne, ale niezbędne do obsługi zgłoszenia i weryfikacji firmy. Bez ich podania możemy nie być w stanie odpowiedzieć ani przyznać dostępu B2B.

Podanie numeru telefonu jest opcjonalne, chyba że w konkretnym procesie zostanie wyraźnie wskazane inaczej.

7. Odbiorcy danych

Dostęp do danych mogą otrzymać:

  • upoważnieni pracownicy i współpracownicy Diamond Hub;
  • podmioty zapewniające hosting, bazę danych i utrzymanie infrastruktury;
  • dostawcy poczty transakcyjnej;
  • dostawcy zabezpieczeń antyspamowych i ochrony przed botami;
  • dostawcy narzędzi reklamowych i analitycznych;
  • operatorzy płatności, banki i przewoźnicy w zakresie potrzebnym do rozliczenia i doręczenia zamówienia;
  • podmioty świadczące usługi informatyczne, prawne, księgowe lub audytowe, w tym biuro rachunkowe;
  • organy podatkowe, także za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, w zakresie wynikającym z przepisów;
  • organy publiczne, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

Aktualnie korzystamy w szczególności z:

  • Railway Corporation – hosting aplikacji Odoo, bazy danych i plików; DPA Railway;
  • Plus Five Five, Inc. (Resend) – dostarczanie wiadomości transakcyjnych; DPA Resend;
  • Cloudflare, Inc. – ochrona formularzy za pomocą Cloudflare Turnstile; informacja o prywatności Turnstile;
  • Meta Platforms Ireland Limited (Irlandia) – dostawca formularzy w reklamach na Facebooku i Instagramie oraz operator naszych profili; w zakresie dostarczenia zgłoszenia działa na nasze zlecenie, a w zakresie własnej platformy jako administrator; dane mogą być przekazywane do Meta Platforms, Inc. (USA) na podstawie certyfikacji w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework oraz standardowych klauzul umownych; Polityka prywatności Meta;
  • Google Ireland Limited (Irlandia) – tag Google Ads do pomiaru skuteczności reklam, opisany w punkcie 5; dane mogą być przekazywane do Google LLC (USA) na podstawie certyfikacji w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework; Polityka prywatności Google;
  • Plausible Insights OÜ (Estonia) – analityka ruchu bez plików cookies, dane przetwarzane w Unii Europejskiej; polityka danych Plausible.

Odoo jest utrzymywane we własnej instancji Diamond Hub na infrastrukturze Railway. Nie oznacza to automatycznie przekazywania danych do Odoo S.A.

8. Cloudflare Turnstile

Serwis korzysta z Cloudflare Turnstile w celu odróżniania użytkowników od automatycznych botów i ochrony formularzy przed nadużyciami.

Turnstile może przetwarzać między innymi adres IP, nagłówki przeglądarki, User-Agent, sygnały TLS, klucz witryny oraz adres źródłowy strony. Cloudflare wskazuje, że dane te służą wykrywaniu i blokowaniu botów, a nie reklamie użytkowników.

Podstawą przetwarzania przez Diamond Hub jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – zapewnienie bezpieczeństwa serwisu.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy mają siedziby w Stanach Zjednoczonych lub korzystają z podwykonawców działających poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, odbywa się ono na podstawie odpowiedniego mechanizmu prawnego, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, o ile ma zastosowanie.

Meta Platforms, Inc., Google LLC i Cloudflare, Inc. są certyfikowane w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework (decyzja Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r.). Przekazania do Railway Corporation i Plus Five Five, Inc. (Resend) odbywają się na podstawie standardowych klauzul umownych zawartych w umowach powierzenia wskazanych w punkcie 7.

Szczegółowe informacje znajdują się w dokumentach dotyczących przetwarzania danych poszczególnych dostawców, wskazanych w punkcie 7.

10. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to potrzebne do celu, w którym zostały zebrane:

  • zgłoszenia, które nie doprowadziły do współpracy – co do zasady do 12 miesięcy od zamknięcia zgłoszenia lub ostatniego kontaktu;
  • zgłoszenia z formularzy w reklamach na Facebooku lub Instagramie – po stronie Meta do 90 dni od wysłania formularza, po stronie Diamond Hub na zasadach jak dla pozostałych zgłoszeń;
  • dane aktywnego konta B2B – przez czas posiadania konta i trwania relacji biznesowej;
  • dane po zakończeniu współpracy – do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń;
  • dane zamówień, faktur i rozliczeń oraz inne dokumenty wymagane przepisami podatkowymi lub rachunkowymi – przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, albo przez inny okres wynikający z właściwych przepisów;
  • dane weryfikacji firmy i zgodności z przepisami o sankcjach – przez czas współpracy i 5 lat po jej zakończeniu;
  • logi bezpieczeństwa – standardowo do 90 dni, chyba że dłuższe przechowywanie jest konieczne do wyjaśnienia incydentu lub obrony roszczeń;
  • dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej wycofania, a następnie w zakresie niezbędnym do wykazania prawidłowości wcześniejszego przetwarzania.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane lub anonimizowane.

11. Prawa osoby, której dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, mogą przysługiwać prawa do:

  • uzyskania informacji i dostępu do danych;
  • otrzymania kopii danych;
  • sprostowania nieprawidłowych danych;
  • usunięcia danych;
  • ograniczenia przetwarzania;
  • przenoszenia danych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego;
  • wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu realizacji praw należy napisać na: [email protected]. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.

Osobie przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Diamond Hub nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

Cloudflare Turnstile automatycznie ocenia jedynie, czy żądanie może pochodzić od bota. Ocena ta służy bezpieczeństwu formularza i nie stanowi decyzji handlowej dotyczącej użytkownika lub jego firmy.

13. Pliki cookies i dane techniczne

Serwis może korzystać z niezbędnych plików cookies i podobnych mechanizmów potrzebnych do:

  • utrzymania sesji;
  • logowania i zabezpieczenia konta;
  • zapamiętania języka;
  • działania koszyka;
  • ochrony formularzy i zapobiegania nadużyciom.

Korzystamy z analityki Plausible, która nie zapisuje plików cookies. Na stronach działa także tag Google Ads: dopóki użytkownik nie wyrazi zgody w banerze cookies, tag nie zapisuje plików cookies i przesyła do Google wyłącznie zdarzenia bez identyfikatorów zapisanych w plikach cookies, a po wyrażeniu zgody zapisuje pliki cookies reklamowe Google służące pomiarowi skuteczności reklam.

Zgodę można w każdej chwili wycofać, usuwając pliki cookies serwisu w ustawieniach przeglądarki. Baner cookies wyświetli się wtedy ponownie. Szczegółowy wykaz plików zawiera Polityka cookies.

14. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych i ryzyka, w tym kontrolę dostępu, indywidualne konta pracowników, uwierzytelnianie wieloskładnikowe, szyfrowanie transmisji, kopie zapasowe oraz ograniczenie uprawnień.

Żadna metoda przesyłania lub przechowywania danych nie gwarantuje jednak całkowitego bezpieczeństwa.

15. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany prawa, sposobu działania serwisu albo wykorzystywanych dostawców.

Data ostatniej aktualizacji znajduje się na początku dokumentu.